অপারেশন অটোমেশন

আগে মাপুন, তারপর অটোমেট করুন

প্রতিটি কাজ শুরু হয় আজ যেভাবে কাজটি হয় তার সময় মেপে: কতগুলো আইটেম, প্রতিটিতে কত মিনিট, আর কত ঘন ঘন পরে কিছু সংশোধন করতে হয়। এই বেসলাইনই ঠিক করে কোনটা অটোমেট করার মতো, আর পরে প্রমাণ করার একমাত্র উপায়ও এটিই যে অটোমেশন সত্যিই কাজে লেগেছে।

সাধারণত যেখানে সবচেয়ে দ্রুত লাভ আসে

• সিস্টেমের মধ্যে বারবার ডেটা এন্ট্রি। একই সংখ্যা দুবার টাইপ করা, আর তার সাথে আসা ভুলের হার।
• ডকুমেন্ট প্রসেসিং। ইনভয়েস, পারচেজ অর্ডার, ডেলিভারি চালান আর ব্যাংক স্টেটমেন্ট হাতে পড়ে এন্ট্রি দেওয়া।
• অনুমোদনের রাউটিং। যে অনুরোধ পড়ে থাকে কারণ কেউ জানে না ফাইলটি কার টেবিলে, আর আটকে গেলে উপরে জানানোর কোনো ব্যবস্থা নেই।
• রিপোর্ট জোড়া দেওয়া। মাসের শেষের পুরো সপ্তাহ যায় এক্সপোর্টগুলো একটি এক্সেল শিটে জোড়া দিতে, যা সবার কাছে পৌঁছানোর আগেই পুরনো হয়ে যায়।
• হিসাব মেলানো। পেমেন্ট, ডেলিভারি বা স্টকের গতিবিধি দুটি রেকর্ডের মধ্যে মেলানো, যেগুলো মেলার কথা এবং সাধারণত মোটামুটি মেলে।

একজন মানুষকে যুক্ত রাখা

যে অটোমেশন আত্মবিশ্বাসের সাথে ভুল করে, তা ম্যানুয়াল কাজের চেয়েও খারাপ, কারণ তখন কেউ যাচাই করে না। তাই প্রতিটি স্বয়ংক্রিয় সিদ্ধান্তের থাকে একটি কনফিডেন্স থ্রেশহোল্ড ও একজন নির্দিষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি। থ্রেশহোল্ডের নিচের আইটেমগুলো প্রস্তাবসহ একজন মানুষের কাছে যায়। লঞ্চের পর নির্ভুলতা মনিটর ও পর্যালোচনা করা হয়, কারণ ডকুমেন্ট আর ব্যবসা — দুটোই বদলায়।

যা অটোমেট না করতে আমরা বলব

কিছু প্রক্রিয়া টিকে আছে এমন নিয়মের কারণে, যা বহু বছর কেউ আর ভেবে দেখেননি। কিছু প্রক্রিয়া দ্রুত করার বদলে বাদ দেওয়াই উচিত। যেখানে সৎ উত্তর হলো সফটওয়্যার বিল্ড নয়, দুই সপ্তাহের একটি প্রক্রিয়া পরিবর্তন, সেখানে আপনি সেই পরামর্শই পাবেন — ভাঙা প্রক্রিয়া অটোমেট করলে বিশৃঙ্খলা শুধু আরও দ্রুত এসে পৌঁছায়।