সলিউশন
পুরনো সিস্টেম আধুনিকায়ন
যে সিস্টেমের উপর ব্যবসা নির্ভর করে, তা বদলানো — এমন কোনো সপ্তাহান্ত ছাড়াই, যখন সবকিছু বন্ধ হয়ে যায়।
এই পেজটি আপনার জন্য, যদি এগুলো চেনা লাগে
- সিস্টেমটি এমন একটি কম্পিউটারে চলে, যা কারও রিস্টার্ট করার অনুমতি নেই
- এটি কীভাবে কাজ করে তা শুধু একজন বোঝেন, আর তিনি অবসরে যাচ্ছেন
- অফিসের বাইরে থেকে ব্যবহার করা যায় না, অথচ এখন সেটা দরকার
- সাপোর্ট বন্ধ হয়েছে বহু বছর আগে, আর এটি বিকল হলে কাজ থেমে যাবে
পুরনো সফটওয়্যার বা এক্সেল থেকে নতুন সিস্টেমে যেতে কী করতে হয়?
লিগ্যাসি আধুনিকায়ন মানে পুরনো হয়ে যাওয়া সফটওয়্যার — এক্সেল শিট, অ্যাক্সেস ডেটাবেস, সাপোর্ট বন্ধ হয়ে যাওয়া ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন — বদলে রক্ষণাবেক্ষণযোগ্য সিস্টেম আনা। BetterSoftZ বাংলাদেশি প্রতিষ্ঠানকে মডিউল ধরে ধরে পুরনো সফটওয়্যার থেকে সরিয়ে আনে; বাস্তব ডেটায় মাইগ্রেশনের মহড়া হয়, আর কোনো কিছু বন্ধ করার আগে দুই সিস্টেম কিছুদিন সমান্তরালে চলে।
শেষে আপনি যা পাবেন
- বছরের পর বছরের ইতিহাস মাইগ্রেট ও মিলিয়ে দেখা, ফেলে দেওয়া নয়
- সঠিক পারমিশনসহ শাখা অফিস ও ফোন থেকে অ্যাক্সেস
- এক্সপোর্ট করে জোড়া দেওয়া নয়, লাইভ ডেটা থেকে তৈরি রিপোর্ট
- এমন সাপোর্টেড স্ট্যাক, যা আপনার নিজের টিম বা যেকোনো ভেন্ডর রক্ষণাবেক্ষণ করতে পারে
- নতুন সিস্টেম প্রমাণিত না হওয়া পর্যন্ত ব্যবহৃত, নথিভুক্ত রোলব্যাক পথ
এই প্রজেক্টগুলো কেন ঝুঁকিপূর্ণ
পুরনো সিস্টেমের উপর পুরো ব্যবসার ভার থাকে। সাধারণত এগুলোর কোনো ডকুমেন্টেশন থাকে না, এমন কাস্টমাইজেশন চলে যা কে চেয়েছিলেন কারও মনে নেই, আর বছরের পর বছরের ডেটায় এমন অসংগতি থাকে যা এতদিন ধরে এড়িয়ে চলা হয়েছে যে সেগুলোকে স্বাভাবিক মনে হয়। ঝুঁকিটা নতুন সিস্টেম তৈরিতে নয়; ঝুঁকি হলো পুরনো থেকে নতুনে সরে যাওয়ায়।
আমাদের পদ্ধতি
- ব্যবহার করে বোঝা। আপনার কর্মীদের পাশে বসে আমরা পুরনো সিস্টেমটি চালাই এবং এটি আসলে কী করে তা লিখে রাখি — যেসব আচরণ কেউ কখনো নথিভুক্ত করেননি, সেগুলোসহ।
- মডিউল ধরে ধরে মাইগ্রেশন। এই কোয়ার্টারে ইনভেন্টরি, পরেরটায় প্রকিউরমেন্ট। কখনোই সব একসাথে নয়।
- মাইগ্রেশনের মহড়া। লাইভ ডেটার একটি কপিতে, বারবার, যতক্ষণ না রিকনসিলিয়েশন রিপোর্টে এমন পার্থক্য থাকে যা আপনি ব্যাখ্যা করতে পারেন।
- সমান্তরালে চালানো। দুই সিস্টেমই লাইভ, একই লেনদেন, প্রতিদিন তুলনা — যতদিন না আপনার ফাইন্যান্স টিম আর কোনো পার্থক্য খুঁজে পায়।
- রোলব্যাকের পথ খোলা রাখা। মাসের শেষসহ একটি পূর্ণ চক্র নতুন সিস্টেম সফলভাবে পার না করা পর্যন্ত পুরনোটি চালু থাকে।
কঠিন অংশ হলো ডেটা
একই গ্রাহকের একাধিক রেকর্ড, একই সাপ্লায়ারের নাম তিন রকম বানানে, কখনো না মেলা স্টকের হিসাব, তারিখ ছাড়া লেনদেন। মাইগ্রেশন এসবই সামনে নিয়ে আসে। আমরা একটি ব্যতিক্রমের তালিকা তৈরি করি এবং আপনার টিমের সাথে বসে একে একে সমাধান করি — কারণ একটি ভুল পুরনো রেকর্ড কী হবে তা ঠিক করা ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত, প্রযুক্তিগত নয়।
শেষে আপনার হাতে যা থাকে
একটি সাপোর্টেড স্ট্যাক, যা আপনার লোকজন যেখান থেকে আসলে কাজ করেন সেখান থেকেই ব্যবহার করা যায় — পারমিশন, অডিট ট্রেইল আর যাচাই করা ব্যাকআপসহ। সবচেয়ে বড় কথা, জ্ঞান আর একজনের মাথায় আটকে থাকে না: সিস্টেম নথিভুক্ত, নিয়মগুলো সফটওয়্যারের ভেতরে, আর পরের ইঞ্জিনিয়ার পড়েই বুঝতে পারবেন এটি কীভাবে কাজ করে।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
পুরনো অ্যাক্সেস বা ফক্সপ্রো সিস্টেম থেকে কি ডেটা মাইগ্রেট করতে পারবেন?
সাধারণত হ্যাঁ, এমনকি যেসব ফরম্যাটে কোনো সাপোর্টেড এক্সপোর্ট নেই সেগুলো থেকেও। কঠিন অংশটা খুব কমই ডেটা বের করা — আসল কঠিন কাজ হলো অসংগত পুরনো রেকর্ডগুলো কী হবে তা ঠিক করা। এটি একটি ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত, যা আমরা অনুমান না করে আপনার টিমের সাথে বসে ঠিক করি।
পুরনো সিস্টেমের কোনো ডকুমেন্টেশন না থাকলে কী হবে?
সেটাই স্বাভাবিক অবস্থা। আমরা সিস্টেমটি ব্যবহার করে, ডেটা পড়ে এবং যাঁরা এটি চালান তাঁদের সাথে কথা বলে এর আচরণ পুনর্গঠন করি। যা কিছু সত্যিই অস্পষ্ট, তা তালিকা করে আপনার সাথে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়, ধরে নেওয়া হয় না।
সবকিছু কি একবারে বদলাতে হবে?
না, এবং তা করা উচিতও নয়। আমরা মডিউল ধরে ধরে এগোই, দুই সিস্টেম সমান্তরালে চলে ও মিলিয়ে দেখা হয়, ফলে কোনো সমস্যা হলে তা এক সপ্তাহের জন্য একটি অংশকে প্রভাবিত করে — পুরো ব্যবসা থামিয়ে দেয় না।
বছরের পর বছরের পুরনো ডেটার কী হবে?
সেগুলোও সাথে আসবে। পুরনো রেকর্ড মাইগ্রেট করে পুরনো সিস্টেমের নিজস্ব রিপোর্টের সাথে মিলিয়ে দেখা হয়, আর যেখানে পুরনো ডেটা সত্যিই অসংগত, সেখানে পার্থক্যগুলো চুপচাপ সংশোধন না করে নথিভুক্ত করা হয়।
শুরু করার জন্য একটি কথোপকথনই যথেষ্ট।
সমস্যাটি সহজ ভাষায় বলুন। প্রথম ধাপে কী হবে, আমরা জানিয়ে দেব।