মূল কনটেন্টে যান
BetterSoftZ

সিস্টেম

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম

কনফারেন্স, ক্যাম্পাস প্রোগ্রাম, বিয়ে ও কমিউনিটি ইভেন্টের জন্য রেজিস্ট্রেশন, টিকিট, পেমেন্ট, চেক-ইন ও উপস্থিতি।

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কী?

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম একটি অনুষ্ঠানের রেজিস্ট্রেশন, টিকিট, পেমেন্ট, চেক-ইন ও উপস্থিতির হিসাব সামলায়। BetterSoftZ বাংলাদেশের কনফারেন্স, রেস, বিশ্ববিদ্যালয় প্রোগ্রাম ও সমিতির অনুষ্ঠানের জন্য এটি তৈরি করে — প্রথম আসলে প্রথম পাবেন ভিত্তিক খোলার জন্য ওয়েটিং রুম, অতিরিক্ত বিক্রি অসম্ভব করা আসন, গেটওয়ের সাথে যাচাই করা বিকাশ, নগদ ও কার্ড পেমেন্ট, স্বাক্ষরিত কিউআর ই-টিকিট এবং অফলাইনেও চলা চেক-ইনসহ।

কাদের জন্য

  • কনফারেন্স ও সেমিনার আয়োজক
  • বিশ্ববিদ্যালয় ও শিক্ষার্থী সংগঠন
  • সমিতি ও প্রাক্তন শিক্ষার্থী সংগঠন
  • কমিউনিটি সেন্টার ও বিয়ের ভেন্যু
  • রেস, খেলাধুলা ও উৎসবের আয়োজক, যাদের আসন কয়েক মিনিটে শেষ হয়ে যায়
  • কনসার্ট ও পরীক্ষার আয়োজক, যারা নির্দিষ্ট সময়ে সীমিত আসন খোলেন
  • WordPress, WooCommerce বা এক্সেল ছাড়িয়ে বেড়ে ওঠা টিম
  • স্বেচ্ছাসেবী আয়োজক কমিটি, যাদের অনুষ্ঠানের দিন বাড়তি সময় নেই

যা অন্তর্ভুক্ত

রেজিস্ট্রেশন ও টিকিটের ধরন

একাধিক টিকিট শ্রেণি, আগাম মূল্য, দলগত রেজিস্ট্রেশন ও প্রতিটি শ্রেণির আসনসীমা।

ভিড়ের খোলার জন্য ওয়েটিং রুম

নির্দিষ্ট সময়ে রেজিস্ট্রেশন খুললে মানুষ লোড হওয়া বন্ধ হয়ে যাওয়া ফর্ম রিফ্রেশ না করে স্থির অবস্থানসহ একটি সারিতে যোগ দেয়। সিস্টেম বাকি আসন অনুযায়ী নিয়ন্ত্রিত হারে ঢুকতে দেয় এবং শ্রেণি শেষ হওয়ামাত্র থামে।

অতিরিক্ত বিক্রি অসম্ভব করা আসন

দুই স্তরে আসন সুরক্ষিত। শ্রেণি পূর্ণ হলে দ্রুত Redis যাচাই অনুরোধ ফিরিয়ে দেয়, আর PostgreSQL ডেটাবেস চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেয় এমন একটি কনস্ট্রেইন্ট দিয়ে, যাতে স্টক ঋণাত্মক হওয়া অসম্ভব।

ভরসাযোগ্য পেমেন্ট

SSLCommerz-এর মতো গেটওয়ে দিয়ে বিকাশ, নগদ ও কার্ড পেমেন্ট, সাথে ডেস্কে নগদ দেওয়া অংশগ্রহণকারীদের জন্য অফলাইন ব্যবস্থা। প্রতিটি নিশ্চিতকরণ যে পথেই আসুক, গেটওয়ের সাথে আবার যাচাই হয় এবং একবারই প্রসেস হয়।

দেরিতে ও ব্যর্থ পেমেন্ট

হোল্ডের মেয়াদ শেষ হওয়ার পরে যিনি পেমেন্ট করেন, তিনি হয় আলাদা করে রাখা ছোট বাফার থেকে আসন পান, নয়তো স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাকা ফেরত পান — রেজিস্ট্রেশন ছাড়া কারও টাকা কাটা থাকে না।

BIB নম্বর ও স্বাক্ষরিত কিউআর ই-টিকিট

পেমেন্টের পর প্রত্যেক অংশগ্রহণকারী একটি নম্বর, স্বাক্ষরিত কিউআর কোড ও পিডিএফ ই-টিকিট পান। স্বাক্ষর থাকায় জাল বা বদলানো কোড গেটে প্রত্যাখ্যাত হয়।

কিউআর চেক-ইন

গেটে ফোন দিয়ে স্ক্যান, অফলাইনে চলে ও পরে সিঙ্ক হয় — ভেন্যুর ওয়াইফাই ঠিক ভিড়ের সময়েই বন্ধ হয়।

কিট ও সামগ্রী সংগ্রহ

স্ক্যানার অ্যাপ থেকে টি-শার্ট, মেডেল বা খাবারের প্যাক বিতরণ। প্রতিটি সামগ্রী প্রতি জনের জন্য একবারই নেওয়া যাবে, ডেটাবেস তা নিশ্চিত করে — দুটি ডেস্ক থেকে একই জিনিস দুবার দেওয়া হয় না।

আসন ও সেশন

আসন বা টেবিল বণ্টন, সমান্তরাল সেশন নির্বাচন ও কক্ষভিত্তিক ধারণক্ষমতার হিসাব।

যোগাযোগ

নিশ্চিতকরণ, তাগিদ ও পরিবর্তনের নোটিশ এসএমএস ও ইমেইলে, টিকিটের ধরন অনুযায়ী। বার্তা যায় পুনরায় চেষ্টা করা কিউ দিয়ে, ফলে প্রোভাইডার বন্ধ থাকলে নোটিশ হারায় না, দেরিতে পৌঁছায়।

বিদ্যমান স্টোর থেকে সরে আসা

WooCommerce শপ বা অনুরূপ উৎসের রেজিস্ট্রেশন এমন স্ক্রিপ্টে আনা যায় যা শুধু রেকর্ড যোগ করে এবং আবার চালালেও নিরাপদ। যেগুলোতে মানুষের সিদ্ধান্ত লাগে, অনুমান না করে সেগুলো আপনার জন্য তালিকা করা হয়।

তাৎক্ষণিক রিপোর্ট ও অ্যাডমিন

অনুষ্ঠান চলাকালেই নিবন্ধিত, পরিশোধিত, উপস্থিত ও অনুপস্থিতের সংখ্যা — পরের সপ্তাহে নয়। অ্যাডমিন প্যানেলে কমিটি ও ডেস্কের মানুষের জন্য আলাদা ভূমিকা থাকে।

কখন এটি দরকার নেই

একশর কম অতিথির একবারের অনুষ্ঠানে একটি ফর্ম ও এক্সেলই যথেষ্ট। নিয়মিত অনুষ্ঠান, পেইড টিকিট, দ্রুত শেষ হয়ে যাওয়া সীমিত আসন বা দ্রুত চেক-ইনের প্রয়োজন থাকলে তবেই এটি যুক্তিযুক্ত।

আরও পড়ুন

নর্দার্ন ম্যারাথন ২০২৬ রেজিস্ট্রেশন সিস্টেম

সৈয়দপুরের একটি AIMS সদস্য ও ওয়ার্ল্ড অ্যাথলেটিক্স সার্টিফায়েড রেসের জন্য রেজিস্ট্রেশন, পেমেন্ট ও রেস-ডে চেক-ইন — রেজিস্ট্রেশন খোলার প্রথম মিনিটের ভিড় সামলাতে বানানো, যাতে একই আসন দুবার বিক্রি না হয় আর কোনো পেমেন্ট না হারায়।

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম

সাধারণ প্রশ্ন

ইন্টারনেট ছাড়া চেক-ইন চলবে?

হ্যাঁ। স্ক্যানিং অ্যাপ অতিথির তালিকা ডিভাইসে রাখে এবং সংযোগ ফিরলে সিঙ্ক করে — ভিড়ের সময়েই ভেন্যুর ওয়াইফাই সবচেয়ে অনির্ভরযোগ্য।

অনলাইনে টিকিট বিক্রি ও পেমেন্ট নেওয়া যাবে?

হ্যাঁ, SSLCommerz-এর মতো গেটওয়ের মাধ্যমে বিকাশ, নগদ বা কার্ডে — স্বয়ংক্রিয় নিশ্চিতকরণ এবং শেষে প্রোভাইডার স্টেটমেন্টের সাথে মেলানো রেকর্ডসহ।

সমান্তরাল সেশনসহ বহুদিনের কনফারেন্স সামলাতে পারবে?

হ্যাঁ, সেশনভিত্তিক ধারণক্ষমতা, অংশগ্রহণকারীর নির্বাচন ও প্রতিটি সেশনের আলাদা উপস্থিতিসহ — শুধু গেটের গণনা নয়।

একই মিনিটে হাজার হাজার মানুষ রেজিস্ট্রেশন করতে চাইলে কী হয়?

তারা ফর্মে হামলে না পড়ে একটি ভার্চুয়াল ওয়েটিং রুমে যোগ দেয়। অবস্থান স্থির থাকে, স্ট্যাটাস যাচাই এজে ক্যাশ হয় বলে সারি নিজে প্রায় কোনো লোড তৈরি করে না, আর বাকি আসন অনুযায়ী নিয়ন্ত্রিত হারে মানুষকে ঢুকতে দেওয়া হয়। Northern Marathon 2026 খোলার আগে আমরা আসল শ্রেণিগুলোর বিপরীতে স্ক্রিপ্ট দিয়ে হামলার পরীক্ষা চালিয়েছি।

একই আসন দুবার বিক্রি ঠেকান কীভাবে?

শ্রেণি পূর্ণ হলে Redis সঙ্গে সঙ্গে অনুরোধ ফিরিয়ে দেয়, আর PostgreSQL চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেয় শর্তযুক্ত আপডেট ও ডেটাবেস কনস্ট্রেইন্ট দিয়ে। বাকি সব সুরক্ষা ব্যর্থ হলেও ডেটাবেস এমন আসন রেকর্ড করতে পারে না যা নেই।

আসনের সময় পেরিয়ে গেলে কেউ পেমেন্ট করলে কী হয়?

গেটওয়ের কলব্যাক, ব্রাউজার রিডাইরেক্ট বা রিকনসিলিয়েশন জব — যে পথেই পেমেন্টের নিশ্চিতকরণ আসুক, গেটওয়ের সাথে আবার যাচাই হয়ে একবারই প্রসেস হয়। দেরিতে পেমেন্ট হলে হয় আলাদা করে রাখা ছোট বাফার থেকে আসন মেলে, নয়তো স্বয়ংক্রিয়ভাবে টাকা ফেরত যায়।

WooCommerce বা এক্সেল থেকে আমাদের বিদ্যমান রেজিস্ট্রেশন আনা যাবে?

আমরা একটি WooCommerce স্টোর থেকে রেজিস্ট্রেশন সরিয়ে এনেছি এমন ইমপোর্ট স্ক্রিপ্টে, যা শুধু রেকর্ড যোগ করে ও আবার চালালেও নিরাপদ; মানুষের সিদ্ধান্ত লাগে এমন অর্ডার অনুমান না করে তালিকা করা হয়। এক্সেলও একইভাবে দেখা হয়: আগে ডেটা পরীক্ষা করে জানাই কোনটি পরিষ্কার আর কোনটি নয়।

একই টি-শার্ট বা মেডেল কি দুবার দেওয়া যেতে পারে?

ভুল করে নয়। ডেটাবেস প্রতিটি সামগ্রী প্রতি অংশগ্রহণকারীর জন্য একবারই সংগ্রহ করতে দেয়, তাই একই সামগ্রী দ্বিতীয়বার নিতে গেলে তা নিঃশব্দে অনুমোদিত না হয়ে প্রত্যাখ্যাত হয়।

আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য উপযোগী করে নিন।

আপনার নিয়ম ও চাহিদা বলুন। কী লাগবে ও খরচ কত, জানিয়ে দেব।