বাংলাদেশের ফ্রেইট ফরওয়ার্ডারের ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে কী কী লাগে

ফ্রেইট ফরওয়ার্ডিংয়ের জব ফাইল কী?

ফরওয়ার্ডিং ব্যবসার কাজের একক হলো জব ফাইল, আর যেকোনো সফটওয়্যার যাচাই করতে এখান থেকেই শুরু করা ভালো। একটি শিপমেন্ট, একটি ফাইল। তাতে থাকে বুকিং, শিপার, ক্যারিয়ার ও কনসাইনি, সি ফ্রেইটের বিল অব লেডিং (B/L) বা এয়ার ফ্রেইটের এয়ারওয়ে বিল (AWB), আর শিপমেন্ট ছাড় করতে যে নথি লাগে: LC, কমার্শিয়াল ইনভয়েস, প্যাকিং লিস্ট ও C&F এজেন্টের বিল। আরও থাকে টাকার হিসাব: গ্রাহকের কাছে বিল করা প্রতিটি চার্জ এবং আপনার দেওয়া প্রতিটি খরচ।

বাংলাদেশের বেশিরভাগ ফরওয়ার্ডার এখনো এটি রাখেন স্প্রেডশিট, ইমেইল আর কাগজের ফোল্ডারে। অপারেশন্স, অ্যাকাউন্টস ও ম্যানেজার যতদিন আলাদা আলাদা সংস্করণ নিয়ে কাজ না করেন, ততদিন এটি চলে।

জব ফাইলে কী কী রেকর্ড থাকা উচিত?

ফাইলের অংশ	যা থাকবে
বুকিং	শিপার, কনসাইনি, ক্যারিয়ার, মাধ্যম (সি বা এয়ার), উৎস, গন্তব্য, মালের বিবরণ
পরিবহন নথি	B/L নম্বর বা AWB নম্বর, স্ক্যান করা কপিসহ
বাণিজ্য নথি	LC, কমার্শিয়াল ইনভয়েস, প্যাকিং লিস্ট, কাস্টমস ও বন্ড নথি
বিল করা চার্জ	গ্রাহকের কাছে বিল করা প্রতিটি লাইন, কোন ইনভয়েসে গেছে তাসহ
দেওয়া খরচ	ক্যারিয়ার, C&F এজেন্ট, ট্রান্সপোর্টার বা অন্যদের দেওয়া প্রতিটি লাইন, কোন বিল থেকে এসেছে তাসহ
মাইলস্টোন	তারিখ ও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিসহ: কার্গো গৃহীত, নথি জমা, কাস্টমস ছাড়, ডেলিভারি

কোনো প্যাকেজ যদি একটি খরচের লাইন জবের সাথে জুড়তে না পারে, আর কে এন্ট্রি দিয়েছেন তা না বলতে পারে, তবে সেটি ফরওয়ার্ডিং সিস্টেম নয়; অ্যাকাউন্টস মডিউলসহ একটি নথি-ভাণ্ডার।

চট্টগ্রাম বন্দর ও ঢাকা বিমানবন্দর হয়ে শিপমেন্ট ট্র্যাক হয় কীভাবে?

জবের মাইলস্টোন হিসেবে। সি ফ্রেইট চট্টগ্রাম বন্দরের বিপরীতে আর এয়ার ফ্রেইট ঢাকা বিমানবন্দরের বিপরীতে দেখা হয়, এবং প্রতিটি ধাপ ইমেইলের নোট না হয়ে তারিখসহ এন্ট্রি হয়। লাভটা সুন্দর স্ট্যাটাস স্ক্রিনে নয়। লাভ হলো, গ্রাহক কার্গো কোথায় জানতে চাইলে ফাইল থেকেই কয়েক সেকেন্ডে উত্তর মেলে, আর কোনো ধাপে দেরি হলে যিনি ব্যবস্থা নিতে পারেন তিনি তা দেখতে পান।

জব খোলা থাকা অবস্থাতেই লাভ দেখবেন কীভাবে?

সাধারণ অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজ আর ফরওয়ার্ডিং সিস্টেমের পার্থক্য এই প্রশ্নেই। এই ব্যবসায় খরচ আসে দেরিতে ও এলোমেলো ক্রমে: ক্যারিয়ারের চার্জ, C&F এজেন্টের বিল, ট্রাকিং খরচ, বন্দরের চার্জ। এগুলো তারিখ ধরে লেজারে পোস্ট হলে একটি শিপমেন্টের লাভ বের করতে হয় মাস শেষের পরে, হাতে হিসাব করে।

ভালো জব ফাইল একটি চলমান হিসাব রাখে: বিল করা আয়, পোস্ট হওয়া খরচ, প্রত্যাশিত কিন্তু এখনো না আসা খরচ, এবং তাতে যে মার্জিন দাঁড়ায়। যেকোনো ভেন্ডরকে দিয়ে দুটি জিনিস দেখিয়ে নিন:

1. বন্ধ হয়ে যাওয়া একটি জবে খরচ যোগ করে মার্জিনের পরিবর্তন দেখানো।
2. বিল করা আয় পোস্ট হওয়া খরচের চেয়ে কম, এমন সব জবের তালিকা।

ট্রান্সপোর্ট ম্যানেজমেন্ট কোথায় বসে?

জব ফাইলের পাশেই, আলাদা টুলে নয়। ট্রিপ, গাড়ি, জ্বালানি ও চালকের রেকর্ড একই অপারেশনের অংশ, আর ট্রাকিং খরচ যে শিপমেন্টের জন্য হয়েছে তার ওপরেই পড়া উচিত। ট্রান্সপোর্ট আলাদা স্প্রেডশিটে থাকলে সেই খরচ পরে আবার হাতে তুলতে হয়, নয়তো প্রায়ই তোলাই হয় না। ডেলিভারি সাবকন্ট্রাক্ট করলে কুরিয়ারের হ্যান্ডঅফও একই চেইনে থাকা দরকার, কুরিয়ারের স্ট্যাটাস ও সেটলমেন্ট জবের সাথে মিলিয়ে।

ভেন্ডর যাচাই করবেন কীভাবে?

বাস্তব বিকল্প তিনটি, প্রতিটিরই একটি ন্যায্য ব্যবহার আছে।

বিকল্প	কখন মানায়	কী খেয়াল রাখবেন
স্প্রেডশিট	মাসে কয়েকটি জব, একজন-দুজন মানুষ	ভিন্ন ভিন্ন সংস্করণ, পোস্ট না হওয়া খরচ
তৈরি প্যাকেজ	আপনার প্রক্রিয়া ভেন্ডরের সাথে মেলে	চার্জের ধরন, নথির সেট বা অনুমোদন বাঁকিয়ে নিতে হওয়া
কাস্টম সফটওয়্যার	আপনার জব ফাইল, অনুমোদন বা নথির প্রবাহ আদর্শ ধাঁচ থেকে আলাদা	স্কোপ ঠিক করার ডিসকভারি পর্ব লাগে, আপনার দিকে একজন স্পষ্ট দায়িত্বশীল লাগে

যেটাই হোক, সবার সামনে একই পরীক্ষা রাখুন: আপনার নিজের সাম্প্রতিক তিনটি জব, যার একটিতে দেরিতে আসা খরচ আর একটিতে নথির সমস্যা ছিল। তারপর যে প্রশ্নগুলো ফলাফল ঠিক করে দেয়:

• ইনভয়েস পাঠানোর পরেও কি জবের সাথে খরচ জোড়া যায়?
• কোন কোন নথি সংযুক্ত করা যায়, আর কারা তা দেখতে পান?
• ডেটার মালিক কে, প্রতিটি জব ফাইল কি এক্সপোর্ট করা যায়?
• দুজন একই জব এডিট করলে কী হয়?
• স্কোপ থেকে কী বাদ আছে?

কাস্টম সফটওয়্যার কখন যুক্তিসংগত?

যখন আপনার কাজ করার ধরনই আপনার সুবিধা, অথবা যে প্যাকেজ দেখেছেন তাতে সমস্যা মেটানোর চেয়ে ওয়ার্কঅ্যারাউন্ড বেশি লেগেছে। আমাদের লজিস্টিকস ও সাপ্লাই চেইনের কাজে ফ্রেইট ফরওয়ার্ডিং জব ফাইল, ট্রান্সপোর্ট ম্যানেজমেন্ট ও কুরিয়ার রিকনসিলিয়েশন আছে, আর ফরওয়ার্ডিং সিস্টেম সাধারণত কাস্টম সফটওয়্যার হিসেবে বানানো হয়, আগে ডিসকভারিতে আপনার আসল জব ফাইল ম্যাপ করে। এক লাইনের ব্রিফ দেখে আমরা দাম বলি না।